Meestgestelde vragen

Wanneer je met een klant/leverancier/relatie wat bent gaan drinken of eten in een bar/restaurant, dan mag je de btw niet splitsen en aangeven bij de belastingdienst. Je boekt de bon in op het totaalbedrag (incl. btw) en maakt geen splitsing (0% btw kiezen). Heb je echter eten en drinken gekocht voor klanten die bij je op kantoor komen? Dan mag je de btw wel splitsen. Kijk wel goed naar de verschillende soorten btw. eten/drinken zonder alcohol is 9%, alcoholische dranen 21%. Ben je onderweg en eet je even ergens een broodje? Dan wordt dat niet gezien als zakelijk maar als privé. 

Alle zakelijk gereden kilometers in je privé auto of op je privé fiets kun je declareren. Houd deze kilometers dus goed bij! Je kunt dan bijvoorbeeld 1x per kwartaal een factuur van jezelf aan je onderneming maken met de gereden kilometers x € 0,23 (tarief 2024) en boekt deze op ‘km vergoeding’. Deze factuur kun je dan aan jezelf overmaken, of je boekt de factuur af op ‘privé betaald’, als je het geld niet wilt overmaken. Je kunt eventueel ook het bedrag gewoon aan jezelf overmaken, met omschrijving van aantal kilometers, en deze uitgave direct boeken op ‘km vergoeding’. 

Om in aanmerking te kunnen komen voor de ondernemersaftrek (een korting op je winst, dus een bedrag waar je geen inkomstenbelasting over hoeft te betalen) dien je minimaal 1225 uur in het jaar aan je bedrijf te werken. Dit zijn uren voor je klanten, voor acquisitie, webonderhoud, boekhoudwerkzaamheden, administratieve werkzaamheden, netwerken, enz. Het is handig om dit voor jezelf bij te houden. Wanneer de belastingdienst twijfelt of je deze uren wel hebt gemaakt, moet je het kunnen verantwoorden! En dan is een agenda waar je afspraken in staan echt niet voldoende. Vooral als starter of bij een omzet onder de 50.000 raad ik echt aan om het bij te houden. Een voordeel is dat je na een jaar ook je tijd kunt analyseren. Hoeveel tijd spendeer ik eigenlijk aan mijn boekhouding? Hoeveel uren heb ik voor een klant gewerkt, en hoeveel heb ik kunnen doorbelasten? Is deze klant/dienst/product winstgevend voor mij? Zeer waardevolle informatie! NB: de ondernemersaftrek wordt afgebouwd en is per 2027 nog maar € 900,-

Specifieke werkkleding die je niet in het dagelijks leven zult dragen (denk aan werkbroek, veiligheidsschoenen, bouwhelm, doktersjas, rijbroek, enz.) zijn zakelijke kosten. Kleding met je bedrijfslogo is ook zakelijk. Een net pak of jurk wat je bijvoorbeeld voor je presentaties of optredens koopt kun je niet als zakelijke kosten opvoeren. Hier zit wel een uitzondering op. Wanneer je voor een optreden een specifieke kleur/type kleding nodig hebt (denk aan zwarte kleding voor in het orkest), dan is het weer wel zakelijk.  

Er zijn nog best veel ondernemingen die zo de boekhouding bijhouden. Het is niet veel werk, en het is eenvoudig bij te houden. De accountant heeft voor het jaarwerk en de aangifte inkomstenbelasting wel een hoop puzzelwerk te doen. Voor de aangifte is niet alleen een overzicht van kosten en inkomsten nodig. Een begin en eindbalans hoort daar ook bij. Maar de ondernemer mist vooral een hoop waardevolle informatie:

Overzicht van openstaande verkoop/inkoop facturen. Snel inzicht in tussentijds resultaat. Overzicht van investeringen en bijbehorende afschrijvingskosten. Tussentijds btw overzicht. 

Wanneer je hobbymatig een onderneming hebt, is het geen probleem. Maar anders adviseer ik absoluut een boekhoudprogramma.

Dit komt regelmatig voor. Het kan meerdere oorzaken hebben:
De factuur heb je ingeboekt, en de betaling heb je direct in de kosten geplaatst. Deze kosten staan nu dubbel in je boekhouding. Als je de factuur hebt ingeboekt dien je de betaling te koppelen aan de factuur. Dit kun je eenvoudig herstellen door de betaling terug te zoeken en aan te passen. De factuur die je hebt ingeboekt heb je met je privérekening betaald, want je had je zakelijke pas niet bij je, of het is met je privé creditcard betaald. In dit geval kun je de openstaande factuur afboeken op ‘privé betaling’

Zodra een aankoop duurder is dan € 450,- én het is een aanschaf waar je meerdere jaren mee vooruit kunt, dan is het een investering. Deze aankoop boek je dan niet in je kosten, maar zet je als bezit op je balans. Hiervoor heb je grootboeknummers als Inventaris, Hardware, Vervoermiddelen, Gebouwen. Vervolgens maak je de investering aan in de ‘activalijst’ waarmee je de afschrijvingen regelt. De kosten van deze aankoop ga je met de afschrijvingen verspreiden over meerdere jaren. (afhankelijk van hoe lang de aanschaf mee gaat). Een muis of toetsenbord klinkt wel als ‘hardware’, maar boek je dus niet op de balanspost ‘hardware’. Deze boek je op een kostenpost zoals bijvoorbeeld ‘kantoorbenodigdheden’.

Ik zie het regelmatig gebeuren dat de banksaldo niet klopt. Uiteraard kan dit meerdere oorzaken hebben:

• Je boekt alleen je zakelijke uitgaven, dus de privé uitgaven missen in het totaal
• Er staat een betaling/ontvangst dubbel in je boekhouding
• Je hebt iets met je privé rekening betaald, maar in je boekhouding heb je het op je zakelijke rekening geboekt, omdat het zakelijke kosten zijn

Het is verstandig om in ieder geval een zakelijke rekening te hebben naast je privé rekening. Dit zorg voor minder verwarring. Onthoud goed wat je met welke rekening hebt betaald, wanneer je een keer moet afwijken. Koppel je bankrekening(en) aan je boekhouding, dan ontvang je elke afschrift in je boekhouding en hoef je ze niet handmatig aan te maken. Dan alleen nog aangeven wat de afschrift is geweest. Is het een factuurbetaling, ontvangst van verkoopfactuur, automatische afschrijving voor kosten, enz. Je mist geen enkele ontvangst/uitgave.

Bij een bankkoppeling maak je dus zelf niet meer handmatig een bankafschrift aan!