De btw, waarom nou toch zo complex?

Wanneer wel en wanneer niet??

Een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. En dat is niet gek, want er zijn zoveel soorten en maten en uitzonderingen op de standaard! En de verschillende soorten omzet hebben weer invloed op de btw van je kosten. Hoe krijg je dan toch overzicht in deze vreselijke brij??

Ik zal proberen om de grote lijnen hieronder praktisch uit te leggen. Om te beginnen kijken we naar de ondernemer. Die kunnen we voor de btw verdelen in 5 meest voorkomende categorieën:

De 5 meest voorkomende categorieën eenmanszaken

Ondernemer heeft alleen btw-vrijgestelde omzet: Denk bijvoorbeeld aan een zelfstandige verpleger, fysiotherapeut, journalist, coacht jongeren tot 18 jaar, enz. De omzet is vrijgesteld van btw, je zet geen btw bovenop je prijs voor je klant. Dit betekent dat je op de kosten die je maakt de btw niet mag terugvragen van de belastingdienst. De kosten die je maakt neem je volledig in je boekhouding op als kosten (bedrag inclusief btw). Dus het totale bedrag dat je betaalt. Er is geen verschil tussen kosten exclusief btw en inclusief btw. Deze ondernemer hoeft geen btw aangiftes in te dienen.
Ondernemer valt onder de KOR (Kleine Ondernemers Regeling): Dit betekent dat de omzet jaarlijks onder de grens van € 20.000,- moet blijven. Je bent dan vrijgesteld van het houden van een btw boekhouding, ongeacht wat voor werk je doet. Je omzet is niet belast met een btw tarief, je zet geen btw bovenop je prijs voor je klant. En de kosten die je maakt neem je ook volledig in je boekhouding op als kosten (bedrag inclusief btw). Dus het totale bedrag dat je betaalt. Er is geen verschil tussen kosten exclusief btw en inclusief btw. Deze ondernemer hoeft ook btw aangiftes in te dienen.
Ondernemer heeft ‘gewone’ omzet, en moet op de omzet btw belasten naar de klant (21% of 9%): De btw-aangifte is een feit. Meestal 1x per kwartaal dien je de btw aangifte in. Op al je omzet naar jouw klanten toe zit btw. Deze btw moet je in de aangifte indienen, dit is een schuld aan de belastingdienst. Je kunt de btw die je hebt betaald op je inkoop daarvan aftrekken. In de boekhouding is je omzet dus belast met btw, en heb je een bedrag exclusief btw, de btw en een bedrag inclusief btw op je factuur staan. Zo verwerk je het ook in je boekhouding. Zo ook met je inkoopfacturen. In de btw aangifte wordt vervolgens de btw die je hebt betaald afgetrokken van de btw die je hebt ontvangen. Het verschil is je schuld aan de belastingdienst. Er zijn verschillende soorten btw, 21%, 9%, of 0% btw, en wanneer je verkoopt of inkoopt uit het buitenland is het ook weer anders. Teveel om in deze blog op uit te wijden. Kijk goed op je factuur. Als je een online boekhoudprogramma hebt en je hebt alles goed verwerkt, dan wordt de btw-aangifte automatisch voor je uitgerekend.
Ondernemer heeft btw vrijgestelde omzet EN btw belaste omzet: Ook nu ben je verplicht de btw-aangifte in te dienen. Echter moet er eerst een correctie worden gemaakt op de btw op je inkoopfacturen. Stel je hebt 50% vrijgestelde omzet in een kwartaal, en 50% btw belaste omzet. Dan mag je maar 50% van de btw op je inkopen indienen aan de belastingdienst. Tenzij je heel goed kunt aangeven welke directe kosten bij welke omzet hoort, dan dien je alleen de btw in van de kosten die je hebt gemaakt voor de btw belaste omzet. Maar de indirecte kosten (kosten die je sowieso maakt, ongeacht welke omzetsoort) mag je maar voor 50% indienen. Wordt het hier een beetje te ingewikkeld maar houd je wel zelf je boekhouding bij? Laat een boekhouder dan 1x per kwartaal de correctie maken voordat je de aangifte indient. Je kunt dan zelf al je inkoop gewoon invoeren met een bedrag exclusief btw, de btw en een bedrag inclusief btw. Dat maakt het een stuk minder complex.
Ondernemer werkt deels voor bijv. een aannemer en factureert daarvoor btw verlegde omzet: Dat wil zeggen dat de btw op de omzet bij de aannemer ligt, en jij dus op jouw factuur geen btw op je omzet hebt toegevoegd. Op je factuur zet je dat de btw is verlegd. Deze omzet verwerk je in je boekhouding niet als 0% btw, maar als btw verlegd. De omzet wordt wel meegenomen in je aangifte, maar op een andere plek in de aangifte. Je ziet de btw er dan niet bij staan. De belastingdienst weet dat de btw bij jouw klant wel wordt ingediend. Van al jouw inkoop kun je gewoon alle bedragen exclusief de btw, de btw en bedrag inclusief btw invoeren. Al de btw op je inkoop kun je dan aftrekken van de btw die je op de gewone omzet hebt ontvangen.

En denk er vooral ook aan dat wanneer je winst stijgt je meer geld opzij zet voor je belastingen! Een succesvolle onderneming draagt ook meer bij aan onze zorgmaatschappij. Daar mag je absoluut trots op zijn.

De uitzonderingen

Helaas is niet alle btw op je inkoop terug te vragen van de belastingdienst, wanneer je btw belaste omzet hebt. Ik zal hieronder de meest voorkomende uitzonderingen vermelden waar regelmatig fouten in worden gemaakt.

Je rijdt zakelijke km’s in je privé auto en declareert hiervoor € 0,23 per km door aan je onderneming. Op deze kosten zit geen btw!
Eten en drinken in een restaurant/café met relatie. De btw op deze kosten mag je niet aangeven. Je voert in je boekhouding dus het betaalde bedrag in (inclusief de btw) en selecteert ‘0% btw’.
Personeelsvoorzieningen zoals een geschenk of kerstpakket. Ook hier in je boekhouding alleen het betaalde bedrag invoeren en 0% btw selecteren. Een relatiegeschenk aan een klant valt hier niet onder!
Je hebt een auto op de zaak en rijdt meer dan 500 km privé. Een deel van de btw op al je autokosten is dan niet aftrekbaar. Het is het handigst om hier 1x per jaar een correctie op uit te voeren. Dat noemen ze het btw-privégebruik. Heb je een km boekhouding dan kun je het % km’s dat je privé hebt gereden uitrekenen. Dat % van de btw op je autokosten corrigeer je dan in de aangifte Q4, dat is dan een bedrag wat je terugbetaalt aan de belastingdienst. Houd je geen km boekhouding bij dan is het bedrag via een formule uit te rekenen, afhankelijk van het type auto. Vraag een boekhouder advies hierover.
Uitgaven die je privé maakt met je zakelijke rekening boek je op ‘privé uitgaven’. Van deze uitgaven mag je de btw niet terugvragen, dus ook hier in je boekhouding alleen het betaalde bedrag invoeren en 0% btw selecteren.
Wanneer je bijvoorbeeld vanuit huis werkt, en je zet de kosten voor je mobiel en internet voor 100% in je boekhouding, dan zul je hier ook een correctie op moeten maken. De telefoon en internet gebruik je tenslotte ook privé. Dit kun je ook, net als de btw op de autokosten 1x per jaar corrigeren in de aangifte van Q4. Schat het % privégebruik, en dat % van de btw van dat jaar zul je terug moeten betalen aan de belastingdienst (je trekt het af van het totaal aan terug te vragen btw (voorbelasting). Het idee dat een snelle internet speciaal voor je onderneming is en daardoor 100% zakelijk, daar trapt de belastingdienst niet meer zo maar in. Ook wanneer het abonnement op naam van de onderneming staat is het niet automatisch 100% zakelijk.

Ik heb nog lang niet alles genoemd, maar ik denk wel de zaken die het meeste voorkomen. En fouten die ik vaak tegenkom in een boekhouding. Niet alles is even simpel te verwerken. Vraag daarom hulp als je er niet zeker van bent of je het goed doet. Dat kan bij een controle veel ellende voorkomen.

Heel veel succes!

Houd je zelf de boekhouding bij maar mis je een aanspreekpunt voor vragen en/of een maandelijkse controle? Dan is een controle-abonnement wellicht wat voor jou. Lees er meer over op mijn boekhoudpagina.